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BLOG, SICHEREBOX

Datenaustausch mit SichereBox. Möchte ich haben! Und nun?! Wir erläutern in unserem Anwendungsszenario beispielhaft und praxisnah die Einrichtung an der Musterkanzlei "Kanzlei Sicher GmbH". Ziele der Musterkanzlei sind ein sicherer Datenaustausch, DSVGO-Konformität und Verfügbarkeit der Daten zu jeder Zeit. Die Ersteinrichtung Gehen wir davon aus, dass der Inhaber Herr Sicher von der "Kanzlei Sicher GmbH" unser Produkt „SichereBox" z. B. von einem Fachkollegen empfohlen bekommt, sich ein wenig darüber schlau macht und dann sehr interessiert am Einsatz des Produktes ist. Zuerst registriert Herr Sicher einen Testzugang „Free Trial" und probiert ein bisschen herum. Schon nach kurzer Zeit ist Herr Sicher vom Produkt begeistert und fragt uns nach einem Angebot zur Einrichtung für seine 20 Mitarbeiter. Vom Vertrieb bekommt er ein Angebot mit der Option die Ersteinrichtung mit unseren SichereBox Spezialisten Schritt für Schritt durchzugehen. Herr Sicher weiß schon um die vielen Einstellungsmöglichkeiten und nimmt

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BLOG, Digitalisierung, Erfahrungsberichte, Scanfabrik

Teil 2: Mitarbeiterstimmen, Zeitersparnis und welche Rolle Mandanten spielen Im ersten Teil unserer Beitragsserie sind wir auf die Erwartungen und Erfahrungen der Andrä Consulting Group in Waiblingen bei der Einführung der scanfabrik eingegangen. Nun geht es weiter mit der spannenden Frage nach einer Zeitersparnis durch den Einsatz dieser Digitalisierungslösung. Ein anderer Kunde berichtete uns bereits stolz von Einsparungen über 30 Minuten pro Buchhaltung – ohne den Scanvorgang, nur durch die Umstellung auf die digitale Buchhaltung. Mit diesem Wissen im Gepäck war ich natürlich sehr gespannt auf die Reaktion der Kanzlei Andrä. Während ich erwartungsvoll der Antwort entgegenblickte, nippte ich genüsslich an meinem Cappuccino. Nach einer kurzen Überlegung erklärte mir Frau Andrä, dass zu ihrem Bedauern viele Mandanten ihre Belege immer noch geheftet oder unsortiert in der Kanzlei ablieferten. „Ehemalige Kopierarbeiten wurden damit nur zu Scanvorgängen“, klärte sie mich auf, „der Aufwand für

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BLOG, SICHEREBOX

Beim Windows Client unseres Produktes SichereBox gibt es spannende Entwicklungen Die Offline-Synchronisierung, ein intelligenter Datenabgleich ganz nach Ihren Bedürfnissen, steht Ihnen ab der Version 3.0 zur Verfügung. Was bedeutet das für Sie? Damit steht Ihnen und Ihren Geschäftspartnern beim Datenaustausch immer die aktuellste Version zur Verfügung! Dabei haben Sie die Option zwischen zwei Varianten zu wählen, die wir Ihnen hier vorstellen.   Bei-Bedarf-Synchronisierung Wenn Sie SichereBox als Laufwerk verbinden, ist standardmäßig eine Bei-Bedarf-Synchronisierung aktiv. Auf dem Laufwerk finden Sie ein Inhaltsverzeichnis Ihrer Daten, wodurch Sie sich im Explorer durch die Datenräume und Ordner navigieren können. Die enthaltenen Dateien werden mit einem Cloud-Symbol gekennzeichnet. Wenn Sie Dateien aus SichereBox verwenden, werden diese zur Bearbeitung auf Ihren Rechner kopiert und erhalten zur Kennzeichnung ein Symbol mit einem grünen Haken auf weißen Grund. Änderungen, die Sie an diesen Dateien durchgeführt haben, auch während Sie keine Internetverbindung hatten,

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BLOG, Digitalisierung, Erfahrungsberichte, Scanfabrik

Teil 1: Erwartungen und Erfahrungen bei der Einführung Sie möchten wissen, wie andere Kanzleien mit der Digitalisierung umgehen? Aus welchen Gründen sich die Anschaffung der scanfabrik für sie lohnte? Welchen Herausforderungen sich Kanzleien sonst noch stellen müssen? Zwei Ihrer Fachkollegen teilen gerne ihre Erfahrungen mit uns. Ende November durfte ich Frau Aylin-Désirée Andrä und Herrn Tobias Trunzer von der Andrä Consulting Group in Waiblingen treffen und zum Thema scanfabrik und der Digitalisierung befragen. Im hellen Besprechungsraum mit tollem Ausblick und bequemen, grünen Polsterstühlen erwartete ich freudig meine Gesprächspartner. Nach der herzlichen Begrüßung erläuterte mir Frau Andrä, das Familienunternehmen habe seinen Schwerpunkt in der klassischen Steuerberatung, sowie steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Beratung, und biete seinen Mandanten darüber hinaus Rechtsanwaltstätigkeiten und Unternehmensberatung an. Als Steuerberaterin betreue sie nicht nur Mandanten, sondern kümmere sich auch um die Auszubildenden und um Verwaltungsthemen. Die Andrä Consulting Group möchte sich

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BLOG, Kanzlei der Zukunft

... und was ist Digitalisierung überhaupt?! Die Digitalisierung wird als Austausch von analogen zu digitalen Belegen verstanden. Dabei besteht der erste Schritt aus einem vermeintlichen Mehraufwand - und keinem Mehrwert. Aber nach der Digitalisierung folgt der zweite Schritt, die Automatisierung! Und das bedeutet Zeitersparnis durch eine voll- oder teilautomatische Verarbeitung von digitalen Daten und Belegen. Und wie kann man sich das in einer Steuerkanzlei vorstellen? In Ihrer Kanzlei arbeiten Sie z. B. schon mit DATEV Unternehmen online und stellen bereits nach und nach Ihre Mandanten um. Sie haben die Vorteile des Buchungsautomaten für sich erkannt und möchten diesen für sich arbeiten lassen. Die Umstellung Ihrer Mandanten ist zäh und stagniert zeitweise sogar, da diese die Vorteile von Unternehmen online nicht erkennen und keine Kapazität für das vermeintlich lästige Scannen haben. Warum übernehmen Sie das nicht einfach als Serviceleistung für Ihre Mandanten? Wieso einfach, das

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BLOG

Elektronisch empfangene Rechnungen. Was sollten Mandanten damit tun? Nach unserer Erfahrung läuft es im Alltag so, dass die meisten Mandanten ihre elektronisch, zumeist per Email, empfangenen Rechnungen ausdrucken. Anschließend bearbeiten sie die Ausdrucke und archivieren sie zusammen mit den per Post erhaltenen Rechnungen. Schade, dass das nicht GoBD-konform ist. Warum das?! Die GoBD sind "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Wie Sie sicherlich wissen, werden darin gesammelte Richtlinien und Grundsätze beschrieben, wie eine ordnungsgemäße Buchführung und Datenarchivierung in einem Unternehmen auszusehen hat. Im Klartext bedeutet das für Ihre Klienten, dass die Aufbewahrung von digitalen Belegen auch digital, mit gewissen Auflagen und Einschränkungen, erfolgen muss. Die papierhaften Belege wiederum müssten allerdings in Papierform aufbewahrt werden. Was also soll man seinen Mandanten zum Umgang mit den Belegen raten?! Sie benötigen ein System, das die