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Interview über die Digitalisierung und die scanfabrik im Kanzleialltag, Teil 1

Teil 1: Erwartungen und Erfahrungen bei der Einführung

Sie möchten wissen, wie andere Kanzleien mit der Digitalisierung umgehen? Aus welchen Gründen sich die Anschaffung der scanfabrik für sie lohnte? Welchen Herausforderungen sich Kanzleien sonst noch stellen müssen? Zwei Ihrer Fachkollegen teilen gerne ihre Erfahrungen mit uns.

Ende November durfte ich Frau Aylin-Désirée Andrä und Herrn Tobias Trunzer von der Andrä Consulting Group in Waiblingen treffen und zum Thema scanfabrik und der Digitalisierung befragen. Im hellen Besprechungsraum mit tollem Ausblick und bequemen, grünen Polsterstühlen erwartete ich freudig meine Gesprächspartner.

Nach der herzlichen Begrüßung erläuterte mir Frau Andrä, das Familienunternehmen habe seinen Schwerpunkt in der klassischen Steuerberatung, sowie steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Beratung, und biete seinen Mandanten darüber hinaus Rechtsanwaltstätigkeiten und Unternehmensberatung an. Als Steuerberaterin betreue sie nicht nur Mandanten, sondern kümmere sich auch um die Auszubildenden und um Verwaltungsthemen. Die Andrä Consulting Group möchte sich zukunftsorientiert aufstellen und die Geschäftsfelder des Unternehmens langfristig ausbauen. Dazu zähle auch ihre Mandanten von den Möglichkeiten der Digitalisierung zu überzeugen, was aktuell noch sehr zögerlich angenommen würde. „Man muss mit der Zukunft gehen, denn klassische Tätigkeiten der Massendatenerfassung von Buchhaltungsdaten wird durch die digitale Bereitstellung früher oder später vollständig entfallen!“, prognostizierte Frau Andrä. Die Kanzlei plane daher ihren Mandanten auch weitere Dienstleistungen in kaufmännischen Bereichen anzubieten. Ein wichtiger Schritt in diese Richtung sei es, die Mandanten schrittweise auf DATEV Unternehmen online umzustellen. Da der Mehrwert für ihre Mandanten zu Beginn oft nicht direkt ersichtlich sei, übernehme die Kanzlei in dieser Konsequenz den Zwischenschritt des Digitalisierens mit der scanfabrik. Meine Gesprächspartner erklärten mir, dass die Kanzlei die Belege von Mandanten ins DATEV Unternehmen online einscanne. „Später präsentieren wir unseren Mandanten die Vorteile von Unternehmen online an deren eigenen Belegen und können sie damit ans selbstständige Scannen heranführen“, erläuterte Herr Trunzer positiv überzeugt.

Die Anschaffung der scanfabrik im Sommer 2017 läge aber nicht nur an der Forcierung von DATEV Unternehmen online im Mandanteneinsatz, sondern auch an der zielgerichteten Minimierung von Papierbergen aus Akten um Raum zu schaffen. „Das geht mit der scanfabrik sehr komfortabel!“, berichtete Herr Trunzer begeistert. Die Steuerberaterin ergänzte bekräftigend: „In den Einkommenssteuerakten, hatten wir früher zu den Formularen auch jeden Belegnachweis in Kopie“ und erklärte, dass nun nur noch die Formularsätze enthalten wären. „Akten wie früher entfallen komplett und das ist schon rein aus Platzgründen von großem Vorteil“, ergänzte sie. Die Kanzlei zähle aber auch auf die Weiterentwicklung bei DATEV, dass künftig ähnlich wie bereits beim Kanzlei Rechnungswesen mit Finanzbuchhaltungsbelegen, genauso die Einkommenssteueranwendung mit den ESt-Belegen im DATEV Rechenzentrum verknüpft werden können. Also drücken wir die Daumen!

 

Ein kleiner Ausblick…

Erfahren Sie beim nächsten Mal was die Kanzlei zum Thema Zeitersparnis zu sagen hat, welche Rolle Mandanten dabei spielen und wie die Mitarbeiter zur Scanlösung stehen!

 

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