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VERFAHRENSDOKUMENTATION

Eine schriftliche Dokumentation, in der sämtliche relevanten IT-Prozesse, die mit der Buchhaltung in Verbindung stehen, präzise festgehalten sind. Alle buchhalterischen Prozesse werden dabei im Detail exakt dargestellt und erfüllen somit alle Anforderungen an die Verfahrensdokumentation im Hinblick auf das ersetzende Scannen.

Anwendung von Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation spielt eine entscheidende Rolle im Rahmen der Einhaltung von Compliance-Richtlinien in Kanzlei & Unternehmen. Sie bietet eine Vielzahl von Vorteilen und unterstützt in folgenden Bereichen:

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Die Verfahrensdokumentation schafft Transparenz darüber, wie Prozesse in einem Unternehmen ablaufen. Dies ermöglicht es, Verantwortlichkeiten klar zuzuordnen und Schritte nachvollziehbar zu machen.

Qualitätssicherung

Durch die klare Dokumentation von Arbeitsabläufen können Unternehmen sicherstellen, dass Prozesse in Übereinstimmung mit den definierten Qualitätsstandards durchgeführt werden. Dies trägt zur Gewährleistung einer konsistenten Produkt- oder Dienstleistungsqualität bei.

Compliance

Die Verfahrensdokumentation hilft Unternehmen dabei, gesetzliche und regulatorische Anforderungen einzuhalten. Dies ist insbesondere in stark regulierten Branchen von großer Bedeutung und kann rechtliche Probleme und Strafen verhindern.

Effizienzsteigerung

Durch die Analyse von Prozessen in der Verfahrensdokumentation können Unternehmen ineffiziente Schritte erkennen und optimieren. Dies führt zu einer Steigerung der Effizienz und oft auch zu Kosteneinsparungen.

Schulung und Einarbeitung

Die Verfahrensdokumentation dient als Schulungsmaterial für neue Mitarbeiter, um ihnen bei der Einarbeitung zu helfen. Sie ermöglicht es, klare Anweisungen und Arbeitsrichtlinien bereitzustellen.

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Wir können noch mehr

Wir erarbeiten zusammen mit Ihnen die Verfahrens-Dokumentation zum ersetzenden Scannen

Schritt 1

Wir analysieren Ihre Workflows

Analyse des Workflow

Neben der Identifikation der Dokumenteneingänge und -typen wird der Workflow, der diese Dokumente durchläuft, detailliert analysiert. Das bedeutet, dass die Reihenfolge der Aktivitäten, die Verantwortlichkeiten und die Interaktion zwischen den Beteiligten im Prozess identifiziert werden.

Schritt 2

Wir identifizieren die Software die Sie im Einsatz haben.

Software und Hardware Prüfung

Die Identifikation beinhaltet auch eine Bewertung der Software- und Hardware, die derzeit im Einsatz sind, um die Dokumente zu erfassen, zu verarbeiten und in die DATEV Cloud zu übertragen. Dies kann beispielsweise die Untersuchung von Dokumentenmanagement-Systemen, Scan-Software oder anderen Tools umfassen.

Schritt 3

Wir erstellen eine Dokumentation in dem sie Ihre Prozesse und deren Auswirkung nachvollziehen können.

Dokumentation

In diesem Schritt werden die Ergebnisse der Prozessanalyse in Form von schriftlichen Dokumenten festgehalten. Typischerweise umfasst die Dokumentation folgende Informationen: Prozessbeschreibung, Verantwortlichkeiten, Ressourcen, Input und Output, Zeitrahmen und Kontrollen.

Schritt 4

Wir weisen Ihre Mitarbeiter in neue Prozesse und Pflege der Dokumentation ein.

Aktualisierung und Pflege

Die Verfahrensdokumentation ist kein statisches Dokument, sondern sollte regelmäßig aktualisiert und gepflegt werden. Dies ist wichtig, da sich Prozesse im Laufe der Zeit ändern können, sei es aufgrund neuer Technologien, gesetzlicher Anforderungen oder organisatorischer Veränderungen.

Unsere Bundles für individuellen Einsatz

Erhalten Sie hochwertige Produkte und Dienstleistungen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.

Bundle I

Umfassende Dokumentations-Lösung für Kommunen
  • scaener
  • Belegfreigabe online /comfort
  • DATEV Unternehmen online
  • Verfahrensdokumentation

Dieses Bundle ist besonders gut geeignet für Unternehmen, Kommunen und Kanzleien, die einen Einstieg mit DATEV Unternehmen online planen.

Bundle II

Für Kommunen und DATEV Uo Nutzer
  • scaener
  • Belegfreigabe online /comfort
  • Verfahrensdokumentation

Dieses Bundle ist besonders gut geeignet für Unternehmen, Kommunen und Kanzleien, die bereits mit DATEV Unternehmen online arbeiten.

Bundle III

Für Anwender der Dokumenten-Verwaltung und Unternehmen
  • Belegfreigabe online /comfort
  • Verfahrensdokumentation

Dieses Bundle eignet sich für die Integration in den bereits gestarteten Digitalisierungsprozess mit DATEV Unternehmen online.

Bundle IV

Für kleine Unternehmen
  • scaener
  • Verfahrensdokumentation

Dieses Bundle eignet sich für die Integration in den bereits gestarteten Digitalisierungsprozess mit DATEV Unternehmen online.

Wir beraten Sie zu Ihrem individuellen Bedarf!

FAQ

Die häufigsten Fragen rund um die Verfahrensdokumentation
Für wen ist eine Verfahrens-Dokumentation geeignet?

Eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen ist von entscheidender Bedeutung für sämtliche steuerpflichtige Unternehmen, insbesondere für jene, die Bilanzen erstellen. Mit anderen Worten, sie ist unerlässlich für jeden, der sich den Vorgaben der GoBD verpflichtet fühlt. Diese Dokumentation ist ein essenzielles Instrument, um die gesetzlichen Anforderungen im Rahmen der elektronischen Buchführung zu erfüllen und eine rechtskonforme Umsetzung sicherzustellen.

Tools oder Software kann ich für die Verfahrens-Dokumentation verwenden?

Wir empfehlen als Grundvoraussetzung für die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen die Nutzung des revisionssicheren Archivs „DATEV Unternehmen online“.

Wie oft sollte eine Verfahrens-Dokumentation aktualisiert werden?

Die Häufigkeit der Aktualisierung hängt ganz von den individuellen Bedürfnissen und Veränderungen des Kunden ab. Als allgemeine Empfehlung gilt, mindestens einmal im Jahr zu überprüfen, ob sich Prozesse oder Anforderungen geändert haben. Bei größeren Veränderungen, wie beispielsweise Änderungen im Personalbestand oder in der Soft- und Hardware-Infrastruktur, ist eine Aktualisierung unbedingt erforderlich. Dies stellt sicher, dass die Verfahrensdokumentation stets den aktuellen betrieblichen Gegebenheiten entspricht und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gewährleistet ist.

Wofür wird eine Verfahrens-Dokumentation erstellt?

Um sicherzustellen, dass Sie die GoBD ordnungsgemäß einhalten können, ist es wichtig zu beachten, dass die Finanzverwaltung seit vielen Jahren Vorschriften für die elektronische Buchführung erlassen hat. Diese Vorschriften sind in den GoBD festgehalten und können in zwei Hauptkategorien unterteilt werden:

  1. Aufbewahrungspflicht von elektronischen Dokumenten.
  2. Führung von elektronischen Büchern.

Die GoBD legt großen Wert auf die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Buchführung. An dieser Stelle kommt die Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen ins Spiel. Mithilfe dieser Verfahrensdokumentation kann ein externer Prüfer, wie beispielsweise ein Betriebsprüfer, in kurzer Zeit einen umfassenden Einblick in Ihre betrieblichen Abläufe und Strukturen gewinnen.