Eine schriftliche Dokumentation, in der sämtliche relevanten IT-Prozesse, die mit der Buchhaltung in Verbindung stehen, präzise festgehalten sind. Alle buchhalterischen Prozesse werden dabei im Detail exakt dargestellt und erfüllen somit alle Anforderungen an die Verfahrensdokumentation im Hinblick auf das ersetzende Scannen.
Die Verfahrensdokumentation schafft Transparenz darüber, wie Prozesse in einem Unternehmen ablaufen. Dies ermöglicht es, Verantwortlichkeiten klar zuzuordnen und Schritte nachvollziehbar zu machen.
Durch die klare Dokumentation von Arbeitsabläufen können Unternehmen sicherstellen, dass Prozesse in Übereinstimmung mit den definierten Qualitätsstandards durchgeführt werden. Dies trägt zur Gewährleistung einer konsistenten Produkt- oder Dienstleistungsqualität bei.
Die Verfahrensdokumentation hilft Unternehmen dabei, gesetzliche und regulatorische Anforderungen einzuhalten. Dies ist insbesondere in stark regulierten Branchen von großer Bedeutung und kann rechtliche Probleme und Strafen verhindern.
Durch die Analyse von Prozessen in der Verfahrensdokumentation können Unternehmen ineffiziente Schritte erkennen und optimieren. Dies führt zu einer Steigerung der Effizienz und oft auch zu Kosteneinsparungen.
Die Verfahrensdokumentation dient als Schulungsmaterial für neue Mitarbeiter, um ihnen bei der Einarbeitung zu helfen. Sie ermöglicht es, klare Anweisungen und Arbeitsrichtlinien bereitzustellen.
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Wir können noch mehr
Wir analysieren Ihre Workflows
Neben der Identifikation der Dokumenteneingänge und -typen wird der Workflow, der diese Dokumente durchläuft, detailliert analysiert. Das bedeutet, dass die Reihenfolge der Aktivitäten, die Verantwortlichkeiten und die Interaktion zwischen den Beteiligten im Prozess identifiziert werden.
Wir identifizieren die Software die Sie im Einsatz haben.
Die Identifikation beinhaltet auch eine Bewertung der Software- und Hardware, die derzeit im Einsatz sind, um die Dokumente zu erfassen, zu verarbeiten und in die DATEV Cloud zu übertragen. Dies kann beispielsweise die Untersuchung von Dokumentenmanagement-Systemen, Scan-Software oder anderen Tools umfassen.
Wir erstellen eine Dokumentation in dem sie Ihre Prozesse und deren Auswirkung nachvollziehen können.
In diesem Schritt werden die Ergebnisse der Prozessanalyse in Form von schriftlichen Dokumenten festgehalten. Typischerweise umfasst die Dokumentation folgende Informationen: Prozessbeschreibung, Verantwortlichkeiten, Ressourcen, Input und Output, Zeitrahmen und Kontrollen.
Wir weisen Ihre Mitarbeiter in neue Prozesse und Pflege der Dokumentation ein.
Die Verfahrensdokumentation ist kein statisches Dokument, sondern sollte regelmäßig aktualisiert und gepflegt werden. Dies ist wichtig, da sich Prozesse im Laufe der Zeit ändern können, sei es aufgrund neuer Technologien, gesetzlicher Anforderungen oder organisatorischer Veränderungen.
Dieses Bundle ist besonders gut geeignet für Unternehmen, Kommunen und Kanzleien, die einen Einstieg mit DATEV Unternehmen online planen.
Dieses Bundle ist besonders gut geeignet für Unternehmen, Kommunen und Kanzleien, die bereits mit DATEV Unternehmen online arbeiten.
Dieses Bundle eignet sich für die Integration in den bereits gestarteten Digitalisierungsprozess mit DATEV Unternehmen online.
Dieses Bundle eignet sich für die Integration in den bereits gestarteten Digitalisierungsprozess mit DATEV Unternehmen online.
Eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen ist von entscheidender Bedeutung für sämtliche steuerpflichtige Unternehmen, insbesondere für jene, die Bilanzen erstellen. Mit anderen Worten, sie ist unerlässlich für jeden, der sich den Vorgaben der GoBD verpflichtet fühlt. Diese Dokumentation ist ein essenzielles Instrument, um die gesetzlichen Anforderungen im Rahmen der elektronischen Buchführung zu erfüllen und eine rechtskonforme Umsetzung sicherzustellen.
Wir empfehlen als Grundvoraussetzung für die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen die Nutzung des revisionssicheren Archivs „DATEV Unternehmen online“.
Die Häufigkeit der Aktualisierung hängt ganz von den individuellen Bedürfnissen und Veränderungen des Kunden ab. Als allgemeine Empfehlung gilt, mindestens einmal im Jahr zu überprüfen, ob sich Prozesse oder Anforderungen geändert haben. Bei größeren Veränderungen, wie beispielsweise Änderungen im Personalbestand oder in der Soft- und Hardware-Infrastruktur, ist eine Aktualisierung unbedingt erforderlich. Dies stellt sicher, dass die Verfahrensdokumentation stets den aktuellen betrieblichen Gegebenheiten entspricht und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gewährleistet ist.
Um sicherzustellen, dass Sie die GoBD ordnungsgemäß einhalten können, ist es wichtig zu beachten, dass die Finanzverwaltung seit vielen Jahren Vorschriften für die elektronische Buchführung erlassen hat. Diese Vorschriften sind in den GoBD festgehalten und können in zwei Hauptkategorien unterteilt werden:
Die GoBD legt großen Wert auf die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Buchführung. An dieser Stelle kommt die Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen ins Spiel. Mithilfe dieser Verfahrensdokumentation kann ein externer Prüfer, wie beispielsweise ein Betriebsprüfer, in kurzer Zeit einen umfassenden Einblick in Ihre betrieblichen Abläufe und Strukturen gewinnen.
