Anwendungsszenario SichereBox: Einführung in der Kanzlei
Datenaustausch mit SichereBox. Möchte ich haben! Und nun?!
Wir erläutern in unserem Anwendungsszenario beispielhaft und praxisnah die Einrichtung an der Musterkanzlei „Kanzlei Sicher GmbH“. Ziele der Musterkanzlei sind ein sicherer Datenaustausch, DSVGO-Konformität und Verfügbarkeit der Daten zu jeder Zeit.
Die Ersteinrichtung
Gehen wir davon aus, dass der Inhaber Herr Sicher von der „Kanzlei Sicher GmbH“ unser Produkt „SichereBox“ z. B. von einem Fachkollegen empfohlen bekommt, sich ein wenig darüber schlau macht und dann sehr interessiert am Einsatz des Produktes ist. Zuerst registriert Herr Sicher einen Testzugang „Free Trial“ und probiert ein bisschen herum. Schon nach kurzer Zeit ist Herr Sicher vom Produkt begeistert und fragt uns nach einem Angebot zur Einrichtung für seine 20 Mitarbeiter. Vom Vertrieb bekommt er ein Angebot mit der Option die Ersteinrichtung mit unseren SichereBox Spezialisten Schritt für Schritt durchzugehen. Herr Sicher weiß schon um die vielen Einstellungsmöglichkeiten und nimmt deswegen diese Option freudig an.
Vor der Ersteinrichtung wird die „Kanzlei Sicher GmbH“ technisch vordefiniert, die Anzahl der Benutzer werden festgelegt und auf Herrn Sichers Wunsch auch direkt angelegt. Zum vereinbarten Termin ruft dann einer unserer Spezialisten Herrn Sicher an und erläutert ihm per Fernwartung mittels TeamViewer das System:
- Erklärung Zugriff auf SichereBox
- Globale Erreichbarkeit über das Internet per Browser – auch von unterwegs
- Verwendung und Einbindung installierter Windows Client – ohne Browser
- Installation und Verwendung Outlook Add-in
- Einbindung WebDAV als Netzlaufwerk
- Installation und Verwendung Android o. IOS App
- Erläuterungen zum sicheren Datenaustausch (Upload + Download Freigaben)
- Grundfunktionen im Benutzermanagement
- Grundfunktionen der Gruppen (z. B. Admin Gruppe = Mehr Rechte oder User Gruppe = eingeschränkt)
- Unterschiede, Vorteile, Möglichkeiten zu den verschiedenen Datenräumen
- Hinweise zu weiteren Informationen (TELEDATA -> SichereBox -> Anleitungen, Selbsthilfe)
Die Ersteinrichtung ist erst dann beendet, wenn Herrn Sicher keine offenen Fragen mehr hat und wunschlos glücklich ist.
Weitere Einstellungen
Nach der Grundeinrichtung möchte Herr Sicher auch noch sensible Lohndaten in einem dafür definierten Speicherraum für seine Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Dafür ist die Kombination aus einer starken Verschlüsselung und den Servern im DATEV Rechenzentrum der idealen Speicherort, denn der Datenschutz wird hiermit zu 100% erfüllt. Unsere Spezialisten unterstützen Herrn Sicher bei der Einrichtung von WebDAV, so dass jeder Mitarbeiter der Kanzlei Sicher GmbH seine Lohnabrechnung in seinem geschützten Bereich erhalten wird.
Kanzlei Sicher GmbH hat auch noch einige Mandanten, die über einen sicheren Weg größere Datenmengen benötigen. Früher wurden Daten, die von geringer Dateigröße waren, einfach per E-Mail verschickt. Wir unterstützen Herrn Sicher bei der Einrichtung des Outlook Add-in für seine Mitarbeiter. Nun transferiert die Kanzlei ihre Daten, einschließlich der größeren Dateien, zuerst in die SichereBox und anschließend erhält der Mandant per E-Mail einen Download- oder Upload-Link.
Am Ende der Einrichtung ist Herr Sicher überzeugt vom Datenaustausch mit SichereBox von TELEDATA!
