Elektronische Eingangsrechnungen
Elektronisch empfangene Rechnungen. Was sollten Mandanten damit tun?
Nach unserer Erfahrung läuft es im Alltag so, dass die meisten Mandanten ihre elektronisch, zumeist per Email, empfangenen Rechnungen ausdrucken. Anschließend bearbeiten sie die Ausdrucke und archivieren sie zusammen mit den per Post erhaltenen Rechnungen. Schade, dass das nicht GoBD-konform ist. Warum das?!
Die GoBD sind „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Wie Sie sicherlich wissen, werden darin gesammelte Richtlinien und Grundsätze beschrieben, wie eine ordnungsgemäße Buchführung und Datenarchivierung in einem Unternehmen auszusehen hat. Im Klartext bedeutet das für Ihre Klienten, dass die Aufbewahrung von digitalen Belegen auch digital, mit gewissen Auflagen und Einschränkungen, erfolgen muss. Die papierhaften Belege wiederum müssten allerdings in Papierform aufbewahrt werden. Was also soll man seinen Mandanten zum Umgang mit den Belegen raten?! Sie benötigen ein System, das die Bearbeitung und eine revisionssichere Archivierung von sowohl digitalen als auch papierhaften Belegen zulässt. Also warum eigentlich nicht einfach alle Belege digitalisieren?!
Die Lösung könnte demnach kaum einfacher sein und zugleich so viel Mehrwert bieten. Zumeist sind die elektronischen Rechnungen als PDF-Datei im Anhang von Emails zu finden. Diese Anlagen würde der Mandant mit wenigen Mausklicks mittels „Drag & Drop“ im Dokumenten-Upload online in DATEV Unternehmen online ablegen. Die E-Mail selbst wäre vergleichbar mit einem Briefumschlag, sie dient lediglich als Transportmittel für die eigentliche Rechnung. Später am Tag könnte sich der Mandant seine Eingangspost und seine gesammelten Belegstapel vornehmen. Er würde diese vorsortieren und dann durch einen Scanner jagen. Mit einem Tastendruck würden damit alle diese Belege direkt zur weiteren Bearbeitung in den Posteingang von DATEV Unternehmen online katapultiert werden. Dank dieser Vorgehensweise würde Ihr Mandant nicht nur von der Einfachheit und der GoBD-Konformität profitieren, sondern Sie beide auch von mehr Sicherheit, mehr Komfort und mehr Effizienz. Klingt toll, oder?! Und wie war das jetzt nochmal mit der Aufbewahrung der Belege in Papierform? Ganz einfach! Die Unterlagen sind im DATEV Unternehmen online bereits revisionssicher archiviert und ergänzt um eine Verfahrensdokumentation könnte Ihr Mandant die Zettelwirtschaft sogar getrost entsorgen. Doch das ist nur ein Beispiel wie der Prozess aussehen könnte – zögern Sie nicht uns zu kontaktieren, wir beraten Sie gern persönlich und individuell.
Und für alle, die trotzdem noch den Pendelordner beibehalten…
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So macht Scannen wieder Freude! Die „Kanzlei Digital“ ist eine Scan-Station, mit der die Digitalisierung von Mandantenbelegen ein echtes Kinderspiel ist. Durch eine mögliche Anbindung an DATEV Unternehmen online macht die Prozesse einfach und klar und die Abläufe schnell und flüssig.
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