DATEV DMS in Kanzleien – Teil 2
Ein Erfahrungsbericht zweier Kanzleiinhaber
Im ersten Teil unserer Beitragsreihe ging es um die allgegenwärtige Digitalisierung und das regelmäßige DMS Kollegenforum. Heben wir nun den Vorhang ein Stück an und blicken hinter die Kulissen der beiden Kanzleien.
Im Gegensatz zur Kanzlei Wolff Saemann Zündel GbR, die sich die Frage nach einer DMS Umstellung nie konkret stellen mussten, da sie das Tool von Anfang an in der Kanzlei installiert hatten, nutzen Edenhofer und Partner das DATEV DMS als Organisationsinstrument bei der Zusammenführung zweier Kanzleien. Ziel der Einführung war laut Edenhofer die Zusammenfassung zweier Organisationsstrukturen in eine neue Struktur. „Wir haben DMS als Prozesslösung gesehen und uns war wichtig, dass wir die wachsende Kanzlei beizeiten mit Strukturen versehen“, erklärte Edenhofer. „Wir haben DMS auch als Kontrollinstrument erkannt und frühzeitig als Solches eingesetzt“, erläuterte er weiterhin. Der Einsatz von DMS stellte damals auch den Einstieg in die Digitalisierung dar, was bei der damaligen Einführung in der Kanzlei noch nicht so dringlich war wie heute. Auch Daniel Zündel erzählte: „Wir hatten von Anfang an die Intension, unsere Mandanten digital zu betreuen und unsere Arbeitsprozesse auch digital abzubilden.“
Wichtig war uns, dass wir den richtigen Partner an unserer Seite haben, der uns mit seiner Erfahrung zeigt, was erforderlich ist und woran man denken muss!
Ulrich Edenhofer
In beiden Fällen mussten die Kanzleimitarbeiter an die neuen Arbeitsweisen herangeführt werden. In der Kanzlei Edenhofer und Partner wurden die Mitarbeiter direkt beim Einführungsprojekt eingebunden. Insbesondere bei der konkreten Umsetzung des Ablagerahmenplans oder der Strukturen sind die Mitarbeiter direkt davon betroffen. Auch die Geschäftsleitung hat nicht nur alles delegiert, sondern sich ins Thema reingekniet und ist in den neuen Prozessen beispielhaft vorangegangen. „So wurde das den Mitarbeitern authentisch vorgelebt und es war letztendlich kein Problem die Mitarbeiter mitzunehmen“, berichtete Edenhofer. Auch später, nach der DMS Einführung sind die Erfahrungen von Mitarbeitern unverzichtbar. „Das Sekretariat ist eine ganz entscheidende Stelle! Die Mitarbeiter dort können mithilfe des DMS eine unglaubliche Erleichterung in den Alltag und in die Kanzleiprozesse bringen!“, so ist es laut Edenhofer sehr wichtig, dass die Sekretariatsmitarbeiter die Nutzung des DMS maßgeblich vorleben. Sie dienen als Instanz die Technik und Verschlagwortung zu beherrschen und Ansprechpartner für die Kollegen zu sein.
Auch in der Kanzlei von Daniel Zündel wurde zu Beginn nicht alles direkt digitalisiert, so waren beispielsweise Mandantenunterlagen eine Ausnahme, die nicht ins System fanden. Inzwischen geht die Kanzlei vermehrt dazu über, auch komplette Einkommenssteuerunterlagen vor der Bearbeitung zu scannen und den Mandanten wieder auszuhändigen. So erforderte die Digitalisierung auch hier eine gewisse Umgewöhnung für die Mitarbeiter. Was zu Beginn mithilfe eines Multifunktionsgerätes durchgeführt wurde, wird inzwischen mit der scanfabrik erledigt. Damit wurden die haptischen Voraussetzungen geschaffen, um die Mitarbeiter beim Thema Digitalisierung mitzunehmen.
Die Notwendigkeit einer DMS-Einführung und die damit verbundenen Erleichterungen wurden in der Kanzlei Edenhofer und Partner früh erkannt. So konnte die Einführung nahezu problemlos, ohne große Herausforderungen umgesetzt werden. „Wichtig war uns, dass wir den richtigen Partner an unserer Seite haben, der uns mit seiner Erfahrung zeigt, was erforderlich ist und woran man denken muss!“, so Edenhofer.
Erfahren Sie beim nächsten Mal in unserem abschließenden Beitrag welche Prozesse sich mit der Einführung geändert haben und welche Vorteile die beiden Kanzleien für sich im DATEV DMS gefunden haben.
