Interview über die Digitalisierung und die scanfabrik im Kanzleialltag, Teil 2
Teil 2: Mitarbeiterstimmen, Zeitersparnis und welche Rolle Mandanten spielen
Im ersten Teil unserer Beitragsserie sind wir auf die Erwartungen und Erfahrungen der Andrä Consulting Group in Waiblingen bei der Einführung der scanfabrik eingegangen. Nun geht es weiter mit der spannenden Frage nach einer Zeitersparnis durch den Einsatz dieser Digitalisierungslösung.
Ein anderer Kunde berichtete uns bereits stolz von Einsparungen über 30 Minuten pro Buchhaltung – ohne den Scanvorgang, nur durch die Umstellung auf die digitale Buchhaltung. Mit diesem Wissen im Gepäck war ich natürlich sehr gespannt auf die Reaktion der Kanzlei Andrä. Während ich erwartungsvoll der Antwort entgegenblickte, nippte ich genüsslich an meinem Cappuccino. Nach einer kurzen Überlegung erklärte mir Frau Andrä, dass zu ihrem Bedauern viele Mandanten ihre Belege immer noch geheftet oder unsortiert in der Kanzlei ablieferten. „Ehemalige Kopierarbeiten wurden damit nur zu Scanvorgängen“, klärte sie mich auf, „der Aufwand für das Vorsortieren und Aufbereiten der Belege bleibt damit leider bestehen“. Aus diesem Grund könne für die Bearbeitung der Einkommenssteuerbelege in Summe leider keine wirkliche Einsparung verzeichnet werden. „Bei den Beständen im Rechnungswesen wurde die Zeitersparnis bisher nicht ausgewertet,“ erläuterte sie weiterhin.
Was sich mit der scanfabrik aber definitiv verbessert hätte, sei das komfortable Nachschlagen von Informationen für den Jahresabschluss. Auch der smartere Prozess und die Transparenz für den Mandanten seien laut Herrn Trunzer absolut von Vorteil: „Auswertungen können bis auf den Beleg herunter gebrochen werden!“, begeisterte er sich. Für einen möglichst flächendeckenden Einstieg in die digitale Buchhaltung habe sich die Kanzlei entschieden, das Scannen für diejenigen Mandanten zu übernehmen, die das aktuell noch nicht selbst erledigen könnten. Mit dieser breit aufgestellten, digitalen Buchhaltung sei die Kanzlei nun sehr gut vorbereitet auf den DATEV Buchungsautomaten, erklärte mir Herr Trunzer gut gelaunt.
Zu meiner Frage wie denn die Mitarbeiter zur scanfabrik stehen würden, schilderte Frau Andrä: „Wie bei allen Neuerungen waren die Kanzleimitarbeiter in ihrer anfänglichen Reaktion eher zurückhaltend, aber final wurde das Gerät von allen sehr gut angenommen.“ An die neuen Prozesse müsse man sich erst gewöhnen, aber das sei vollkommen normal ergänzten die beiden Steuerberater. Weiterhin berichtete Aylin-Désirée Andrä: „Sofern es zeitlich möglich ist, nehmen die Mitarbeiter im Sekretariat auch gerne den Steuerfachkräften das Scannen ab.“ „Besonders die jüngeren Nachwuchskräfte kommen prima mit der Bedienung per Touchscreen klar – und lassen dann auch Mal die Finger vom Handy“, zwinkerte Herr Trunzer mir zu.
Von den Mandanten hingegen würden nur diejenigen das Scansystem kennen, denen der eigene Bestand im Unternehmen online gezeigt wurde. „Nicht an irgendwelchen Mustermandaten,“ betone Tobias Trunzer, „sondern am eigenen Bestand, das wirkt viel prägnanter!“ Er schilderte daraufhin wie ein Mandant die scanfabrik bewundert habe: „Vor allem, weil der Scanner so schnell und das Gerät ganz einfach zu bedienen ist.“ Das Erlebnis wäre sehr einprägend gewesen, doch für die meisten Kanzleimandate reiche ein schlichteres Modell aus. Bei den kleineren Unternehmen würde der Einsatz der scanfabrik auch am Fehlen eines funktionierenden Dokumentenmanagementsystems scheitern. In der Kanzlei wisse man, wo die Unterlagen hinkämen, die Ablage sei genauestens definiert. Für die weitere Zukunft plane die Kanzlei, die Mandanten zum selbstständigen Scannen zu Motivieren. Die scanfabrik sei bereits so eingerichtet worden, dass Mandanten das eigenständig vor Ort könnten – nun müsse das nur noch umgesetzt werden. Eine Sensibilisierung der Mandanten hinsichtlich der GOBD-konformen Dokumentationspflichten wäre hierzu ein denkbarer Aufhänger, auch um den Spagat zwischen der Vermittlung des Mehrwertes der Digitalisierung und den Änderungen an bisherigen Prozessen zu schaffen. Bei so manch einem Mandanten würde das wohl eine Herausforderung werden, „da gibt es auch welche vom alten Schlag, die sogar noch Überweisungsträger ausfüllen“, schmunzelte Frau Andrä.
Ein kleiner Ausblick…
Beim dritten und letzten Teil unserer Beitragsserie wird es um den Entscheidungsrückblick, sowie Erfahrungen der Kanzlei mit TELEDATA als Dienstleister gehen. Seien Sie gespannt!
