DATEV DMS in Kanzleien – Teil 3

Ein Erfahrungsbericht zweier Kanzleiinhaber

In den beiden vorhergegangenen Teilen berichteten wir über die allgegenwärtige Digitalisierung und das regelmäßige DMS Kollegenforum, sowie über Ziele und Auswirkungen der Einführung von DATEV DMS in den Kanzleien Wolff Saemann Zündel GbR und Edenhofer und Partner. Welche weiteren Änderungen Vorteile das mit sich bringt und was Kanzleien wirklich davon haben, darüber berichten wir heute.

Ein Dokumenten-managementsystem ist der Beginn für die digitale Abbildung von Arbeitsprozessen in einer Kanzlei – und von daher unerlässlich, um sich auch zukünftig im Steuerberatermarkt zurechtzufinden oder auch wettbewerbsfähig zu sein.

Daniel Zündel

Nicht nur der Posteingangsprozess ändert sich mit dem Einsatz eines DMS, sondern die Art und Weise wie Dokumente und Belege ihren Weg in der Kanzlei finden insgesamt. Der Ablauf ist schneller, direkter und übersichtlicher, der Grad der Bearbeitung zu jeder Zeit transparent. Auch die Handhabung der Archivierung und letztlich das Herausfinden von alten Dokumenten, Verträgen, Vorgängen oder Prozessen ist im digitalen DMS komfortabler als in Papierform. So schwärmt Edenhofer: „Das Dokumentieren selbst kann man viel leichter vornehmen, viel umfassender, viel transparenter!“ So habe sich nicht nur die Arbeitsteilung verbessert, sondern auch das Nachschauen von Arbeitsergebnissen oder Jahresabschlüssen – wodurch Betriebsprüfungen leichter zu handhaben sind. Die Veränderungen durchziehen die ganze Kanzlei und fast jeden Arbeitsprozess.

Das durch das DMS fehlende Papier wird inzwischen von den Mitarbeitern im Großen und Ganzen auch nicht mehr vermisst. „In der laufenden Bearbeitung reduziert sich das Papier im ersten Schritt auf circa 50% und in der Archivierung auf nahezu 0% Papier“, erklärt Edenhofer. „Ganz ohne Papier geht es nicht, aber am Ende des Tages ist die Kanzlei aus dem Papier raus.“
DMS wird zum zentralen Funktionselement um die Kanzlei digital abzubilden und zu steuern. Von außen eigegangene Informationen werden intern weiterverarbeitet – von überall zu jederzeit – und gegebenenfalls auch digital wieder an beispielsweise Banken ausgegeben. „Neue Dokumente können sofort weitergeleitet, oder selbst erledigt und mit einem Status versehen werden“, berichtet Daniel Zündel, für den DATEV DMS ein zentrales Instrument zur Bearbeitung und Steuerung der Kanzleiprozesse ist. Auch für Ulrich Edenhofer ist das Dokumentenmanagementsystem ein Instrumentarium, auf das er sich zu hundert Prozent verlassen kann.

Nicht warten, gleich loslegen!

Ulrich Edenhofer

DMS gehört zusammen mit DATEV Unternehmen online zum Einstieg in die Digitalisierung. „Diese zwei Produkte würde ich im ersten Schritt einer Kanzlei empfehlen, die in die Digitalisierung einsteigt,“ so Edenhofer, „weil man dann erst authentisch von Digitalisierung und digitalen Prozessen sprechen kann, die einen selbst betreffen.“
Das bestätigt uns auch Daniel Zündel: „Ein Dokumentenmanagementsystem ist der Beginn für die digitale Abbildung von Arbeitsprozessen in einer Kanzlei und von daher unerlässlich um sich auch zukünftig im Steuerberatermarkt zurechtzufinden oder auch wettbewerbsfähig zu sein.“
Auch hinsichtlich der zu bedenkenden Revisions-, Daten- und Archivierungssicherheit ist auf DATEV DMS Verlass. Insgesamt steigert DMS nicht nur den Kanzleiwert, sondern auch deren Attraktivität und bietet der Kanzleileitung weiterhin außerordentliche Vorteile im Controlling. So kann Ulrich Edenhofer nur dazu aufrufen: „Nicht warten, gleich loslegen!“

Bei unseren Gesprächspartnern Ulrich Edenhofer und Daniel Zündel bedanken wir uns herzlichst dafür, dass sie sich Zeit für die Interviews genommen und uns authentisch aus Ihrer Sicht und Erfahrung berichtet haben. Vielen Dank! 🙂