Ein praxisnaher Vergleich: KI in der Steuerkanzlei
ChatGPT, DATEV KI und Microsoft Copilot – Ein praxisnaher Vergleich für Steuerkanzleien
Künstliche Intelligenz (KI) hält zunehmend Einzug in Steuerkanzleien. Dabei stehen heute nicht nur Kanzleiinhaberinnen und Kanzleiinhaber, sondern alle Mitarbeitenden vor der Frage: Welche KI eignet sich für welche Aufgabe – und wie lässt sie sich sicher und sinnvoll einsetzen?
Dieser Fachbeitrag erklärt leicht verständlich die Unterschiede zwischen ChatGPT, der DATEV KI sowie Microsoft Copilot und zeigt typische Anwendungsfälle, die den Arbeitsalltag in Steuerkanzleien spürbar erleichtern.
1. Was unterscheidet die drei KIs?
ChatGPT – der vielseitige Sprachprofi
ChatGPT ist eine generative KI, die auf einem extrem breiten Wissensspektrum basiert. Sie eignet sich vor allem für:
- verständliche Erklärungen komplexer Fachbegriffe
- Entwürfe für Mandantenanschreiben
- Formulierungen für E-Mails oder Social-Media-Beiträge
- Rechercheunterstützung (allgemeine Informationen)
Vorteil: ChatGPT ist sehr flexibel und erzeugt hochwertige Texte in verschiedenen Stilrichtungen.
Hinweis: Es besteht keine direkte Integration in Kanzleisoftware – sensible Daten sollten daher nur mit Bedacht eingegeben werden (oder über Unternehmensversionen mit Datenschutzoptionen).
DATEV KI – der Fachassistent im DATEV-Ökosystem
Die DATEV KI ist speziell auf steuerliche Prozesse im DATEV-Umfeld ausgerichtet. Beispiele:
- Unterstützung beim Erfassen von Belegen
- Intelligente Vorschläge im Rechnungswesen
- Automatische Klassifizierung oder Kategorisierung
- domänenspezifische Datenkenntnis im DATEV-Kosmos
Vorteil: Perfekte Einbettung in DATEV-Workflows, steuerfachlich solide und auf Mandantendaten optimiert.
Hinweis: Der Funktionsumfang ist stark auf DATEV-Produkte ausgerichtet – weniger flexibel außerhalb dieses Systems.
Microsoft Copilot – der KI-Assistent im Büroalltag
Copilot arbeitet direkt in den bekannten Microsoft-365-Programmen wie Word, Excel, Outlook oder Teams. Dies macht ihn besonders wertvoll für wiederkehrende Büroaufgaben:
- Erstellung von Protokollen, Zusammenfassungen und Vorlagen
- Analyse von Excel-Dateien
- Entwurf und Bereinigung von E-Mails
- Erstellung von Präsentationen aus Stichpunkten
- Recherche und Aufgabenmanagement innerhalb der Microsoft-Umgebung
Vorteil: Nahtlose Integration in den Kanzleialltag – dort, wo ohnehin gearbeitet wird.
Hinweis: Copilot wirkt am stärksten, wenn Microsoft 365 vollständig und strukturiert genutzt wird.
2. Vergleich auf einen Blick
3. Vorteile für die Steuerbranche
Der Einsatz von KI bietet Steuerkanzleien eine Vielzahl an praktischen Vorteilen. Ein zentraler Nutzen besteht darin, dass manuelle Tätigkeiten erheblich reduziert werden können. Aufgaben wie das Erstellen wiederkehrender Mandanteninformationen, das Formulieren von Standardtexten oder das Aufarbeiten von Informationen lassen sich mit KI-Tools deutlich schneller erledigen. Gleichzeitig steigt durch die automatisierte Unterstützung die Qualität und Einheitlichkeit von Texten, Dokumentationen und Arbeitsabläufen – insbesondere mit ChatGPT und Microsoft Copilot, die bei Formulierungen, Analysen und der Dokumentenerstellung unterstützen.
Die DATEV KI optimiert zusätzlich den steuerfachlichen Teil der Arbeit: Sie hilft bei der Belegverarbeitung, macht intelligente Buchungsvorschläge und unterstützt bei klassifizierenden Aufgaben im Rechnungswesen. Damit werden Prozesse nicht nur schneller, sondern auch konsistenter und fachlich fundierter. Insgesamt entlasten KI-Systeme die Mitarbeitenden in Zeiten des Fachkräftemangels spürbar: Sie übernehmen Fleißaufgaben, schließen Wissenslücken und erleichtern die Vorbereitung auf Mandantengespräche oder interne Abstimmungen. Das Ergebnis ist eine effizientere Organisation, kürzere Bearbeitungszeiten und mehr Raum für echte Beratungsleistungen.
4. Datenschutz vor Technologie
In der Praxis wird die KI-Diskussion häufig früh auf die Frage nach der „richtigen Engine“ reduziert. Entscheidend ist jedoch nicht die KI-Technologie selbst, sondern die Anwendung, die im Kanzleialltag sinnvoll, integriert und bedienbar ist. Isolierte Lösungen ohne klaren Praxisbezug schaffen wenig Mehrwert und bergen zudem datenschutzrechtliche Risiken.
Statt nach einer vermeintlich perfekten KI zu suchen, sollten Kanzleien den Datenschutz strukturiert angehen. Eine frühzeitige Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten schafft Klarheit darüber, welche Tools unter welchen Voraussetzungen eingesetzt werden dürfen. Insbesondere frei verfügbare KI-Dienste sind kritisch zu bewerten: ChatGPT weist beispielsweise in der kostenlosen Version datenschutzrechtliche Einschränkungen auf und eignet sich nur eingeschränkt für den Umgang mit sensiblen Kanzleidaten.
Entscheidend ist daher ein bewusster, datenschutzkonformer Einsatz praxisnaher Anwendungen.
5. Fazit
Die Betrachtung der verschiedenen KI-Lösungen zeigt: Für Steuerkanzleien geht es nicht um die Auswahl der einen KI, sondern um den passgenauen Einsatz geeigneter Werkzeuge. Unterschiedliche Systeme adressieren unterschiedliche Anforderungen – von steuerfachlicher Unterstützung über Büroorganisation bis hin zur Text- und Wissensarbeit.
Ob und welche KI sinnvoll eingesetzt wird, hängt von den bestehenden Prozessen, der Systemlandschaft und den jeweiligen Anwendungsfällen ab. Erfolgreiche Kanzleien integrieren KI daher strukturiert, datenschutzbewusst und mit klarem Praxisbezug. So lassen sich Mitarbeitende entlasten, Bearbeitungszeiten verkürzen und gleichzeitig Qualität und Beratungskompetenz nachhaltig stärken.
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