„Teams als digitale Kommunikationsplattform“ – ein Rückblick auf unser ExtraWissen

Nachdem wir bereits im Frühjahr und Frühsommer zwei erfolgreiche ExtraWissen Veranstaltungen per Online-Stream absolvieren durften, ging es nun vor einigen Wochen in die dritte Runde. Das Thema: „Start in die digitale Arbeit – Microsoft Teams als digitale Kommunikationsplattform“.

Unser Kollege Dominik Jabs führte einen interessanten Dialog mit unseren Experten Roman Groß und Margit Eichert. Dieses Mal drehte sich alles um Microsoft Teams. Warum ist Teams weitaus mehr, als Videotelefonie? Warum ist Teams nicht mit der Austauschbarkeit der individuellen Leistung gleichzusetzen und steht stattdessen vielmehr für die Erleichterung des Arbeitsalltags? Diese und viele weitere Fragen wurden in diesem interessanten ExtraWissen geklärt. Aber der Reihe nach…

Zuerst einmal drehte sich alles darum, wie Microsoft Teams im Hause TELEDATA IT eingeführt wurde. Das Ganze liegt inzwischen gut anderthalb Jahre zurück – mit Beginn der Pandemie und dem damit verbundenen Umstieg auf das Homeoffice musste auch bei uns eine schnelle und möglichst unkomplizierte Lösung her, um den Arbeitsalltag aufrecht erhalten zu können. Das Vorhaben Teams bei TELEDATA IT einzuführen, bestand allerdings schon weitaus länger. „Bereits 2019 hatten wir beschlossen in die Microsoft 365 Welt zu gehen“, erinnerte sich Roman Groß. „Wir wollten das alles ein bisschen strukturierter angehen am Anfang und hatten uns Gedanken gemacht, wie wir das Ganze ablaufen lassen können. Dank Corona ist es ein bisschen anders abgelaufen, als wir uns das erhofft hatten.“ Zum einen ging alles ein wenig schneller, als angedacht, zum anderen mussten diverse technische Herausforderungen gemeistert werden, bis Teams letztlich für die interne Kommunikation zur Verfügung gestellt werden konnte. Die Infrastruktur, wie beispielsweise notwendige Lizenzen, waren bei TELEDATA IT aufgrund der vorhandenen Microsoft Partnerschaft glücklicherweise bereits vorhanden. Lediglich einige Anbindungen an die Cloud mussten anfangs noch vorgenommen und Daten migriert werden.

Mit Beginn der Pandemie und der dadurch verbundenen Arbeit im Homeoffice wurde Microsoft Teams bei TELEDATA IT anfangs vor allem als Tool für Videotelefonie genutzt. Im Laufe der Zeit wurde der „Drang“ zur Zusammenarbeit, für die Teams eigentlich steht, immer größer. Denn eines ist klar: Teams erfordert und ermöglicht eine ganz neue Arbeitsweise.

Wie sieht es aus, wenn ein Kunde Teams einführen möchte?

Bei Kunden, die Microsoft Teams in ihrem Unternehmen einführen wollen, wird daher zu allererst eine Bestandsaufnahme der gegebenen Infrastruktur gemacht und erörtert, wofür Teams letztlich genutzt werden soll. „Schema F kann man hier überhaupt nicht ansetzen“, so Roman Groß. „Es kommt wirklich auf die definierten Ziele, die man mit dem Kunden zusammen erarbeitet, an. Jedes Unternehmen setzt andere Schwerpunkte, jedes Unternehmen arbeitet anders.“ So ist es wichtig, vorab die genauen Ziele, die mit Teams erreicht werden soll, zu eruieren – erst dann kann ein individuelles Profil erstellt werden. Und bisher konnten in den allermeisten Fällen auch alle Kundenwünsche 1:1 umgesetzt werden.

Ohne Teams? Ohne TELEDATA IT!

Aus dem Arbeitsalltag der TELEDATA IT ist Teams inzwischen nicht mehr wegzudenken. Auf die Frage, ob er sich eine Arbeit ohne Microsoft Teams noch vorstellen könne, antwortete Roman Groß ganz klar mit einem Nein! „Teams ist mittlerweile so in den Alltag integriert und zur Normalität geworden“, da könne man auch die Kunden fragen, ob sie auf Telefonate oder auf Emails verzichten könnten. Doch Teams steht für so viel mehr, als nur für Videotelefonie. „Teams ist eine offene Plattform, die viele Dienste in sich vereint“, erklärte Groß. So habe man beispielsweise die Möglichkeit Dateien von Word, Excel und PowerPoint direkt in Teams zu bearbeiten. Und das Beste: Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig ein und dasselbe Dokument bearbeiten. Unterschiedliche Versionsstände sind somit kein Thema mehr. Und auch Outlook rückt immer näher an Teams heran. So ist es bereits heute möglich, sich den persönlichen Outlook Kalender in Teams anzeigen zu lassen. Darüber hinaus können einzelne Team-Kalender in Microsoft Teams gepflegt werden.

Das passende Equipment ist das A und O

Im Anschluss an das informative Gespräch mit Roman Groß durfte Dominik Jabs noch unsere Office Managerin Margit Eichert begrüßen. Sie ist bei der TELEDATA IT unter anderem für den Hardware-Einkauf zuständig und konnte gleich zu Beginn klar machen, dass auch hier individuell auf die Bedürfnisse des Kunden eingegangen wird. Vor einer jeden Bestellung ist also zu klären, wofür das Produkt verwendet werden soll. „Bei einer Kamera ist zum Beispiel entscheidend, ob ich nach extern kommuniziere. Wie möchte ich wirken? Habe ich ein gutes und großes Setting? Geht es um heikle Gespräche? Da ist es auch wichtig, dass man Mimik und Gestik gut sehen kann“, so Eichert. Wenn es hingegen eher um die interne Kommunikation, wie beispielsweise eine virtuelle Mittagspause gehe, sei die Kameraqualität nicht unbedingt der entscheidende Faktor. Anders sieht es bei Mikrofonen aus – da ist Qualität immer wichtig. „Wenn da keine vernünftige Rauschunterdrückung ist, wenn es da blechern klingt, das kann nach längeren Besprechungen, aber auch schon nach kurzen, wirklich anstrengend für das Gegenüber sein“, erklärte Margit Eichert. So gehe man mit jedem Kunden ganz individuell die Bedürfnisse durch und eruiere, welches Produkt Sinn mache. Bei der TELEDATA IT habe man übrigens seine eigenen Tipps anfangs nicht eingehalten und musste letztlich doppelt investieren. So hat man nämlich kurz vor der Coronapandemie neue Headsets angeschafft, die lediglich zum Telefonieren geeignet waren. Nachdem inzwischen aber ein Großteil der Telefonate und Besprechungen per Teams abgehalten werden, mussten nun neue Headsets beschafft werden, die auch mit Laptops und PCs verbunden werden können.

Abschließend gingen Dominik Jabs und Margit Eichert noch auf Probleme bei der Hardware-Beschaffung ein. So waren zu Beginn der Pandemie die Lieferengpässe ganz gravierend, aber auch jetzt – gut anderthalb Jahre später – hat sich die Situation noch nicht wieder ganz entspannt. Da vor allem die Frachtkosten in den letzten Monaten immens gestiegen sind, muss man inzwischen auch deutlich tiefer in die Tasche greifen. Aber eines ist sicher, so Eichert: „Wir finden für jeden Kunden ein angemessenes Produkt, das auch dem Preis-Leistungs-Verhältnis entspricht.“

Übrigens:

Schon am 23.11.2021 findet unser letztes ExtraWissen des Jahres statt. Freuen Sie sich auf eine spannende Veranstaltung zum Thema „Sicherer Datenaustausch mit Microsoft OneDrive“. Weitere Informationen finden Sie auf unserer ExtraWissen Seite.